Avainsana: uudet ominaisuudet

Power BI – parhaista parhain 02/2018

Power BI – parhaista parhain 02/2018

Vajaa kolme vuotta sitten heinäkuussa 2015 Microsoft julkisti Power BI -raportointi- ja analysointipalvelunsa. Power BI on lyhyessä ajassa kiilannut itsensä organisaatiotason raportointityökaluksi QlickViewn ja Tableaun kaltaisten tuotteiden seuraan, eikä suotta. Power BI tarjoaa liki sata erilaista tietolähdetyyppiä ja määrä kasvaa kuukausittain. Erilaisia visualisointeja on saatavilla varsin kattavasti ja kun raportit ovat valmiina, ne voidaan julkaista Azure-pilvipalvelussa tai vaihtoehtoisesti organisaation omalla palvelimella. Eri päätelaitteilla raportit osaavat skaalautua tyylikkäästi automaattisesti ja onpahan kännykällekin optimoitu versio helppo toteuttaa asemoimalla valmis raportti muutamalla klikkauksella kännykkäoptimoiduksi.

Raporttien toteuttamiseen Microsoft tarjoaa ilmaisen työasemalle asennettavan Power BI Desktopin. Desktop sisältää kattavasti kaiken tarpeellisen aina tietolähteiden liittämisestä raporttien tekoon. Power BI Desktop on kuitenkin tarkoitettu henkilökohtaiseen käyttöön. Se ei esimerkiksi mahdollista tietojen tallennusta pdf:nä tai siirtämistä Power Pointtiin, jotka toki onnistuvat pilvipalvelun puolella. Ajatuksen on, että kun raportti on valmis, se julkaistaan laajemmalle katselijakunnalle Azure-pilvipalveluun Power BI Servicen puolelle. Power BI Serviceä käytetään selaimella ilman erillisiä asennettavia ohjelmia. Servicen puolella toki on mahdista myös luoda uusia raportteja, mutta toteutus Desktopissa ja julkaisi Servicen puolelle tarjoaa monia hyviä puolia. Tähän malliin kannattaakin jo heti alussa totutella. Esimerkiksi Desktopissa luotu ja pilvipalveluun julkaistu raportti on mahdollista ladata takaisin Power BI Desktopin ymmärtämäksi tiedostoksi jatkomuokkausta varten. Mikäli raportti on alunperinkin tehty Power BI Servicen puolella, sitä ei voi tiedostona ladata.

Power Query tietojen muokkaamiseen, Power Pivot taulujen yhdistelyyn ja Power Query -kaaviot raporttien tekemiseen, kuulostaako tutuilta? Samat tutut komponentit löytyvät myös Power BI:stä, mutta huomattavasti selkeämpänä omana kokonaisuutenaan. Kynnys hypätä Power BI -maailmaan onkin pyritty saamaan mahdollisimman helpoksi ja kehitysvaiheessa on panostettu selkeästi käytettävyyden suunnitteluun.

Heti alusta lähtien Microsoft on ottanut tavaksi julkaista kuukaisittain päivityspaketin uusista ominaisuuksista ja visualisoinneista. Kehitysvauhti onkin ollut varsin huima ja ei voi kiistää etteikö Power BI olisi tällä hetkellä Microsoftin keihäänkärkituote raportointi- ja analysointituotevalikoimassa.

Power BI Desktopin muutoksia on tullut seurailtua reilun vuoden ja koko ajan on takaraivossa muhinut ajatus keräillä niitä parhaita ominaisuuksia ja kirjoitella pientä blogikirjoitusta. Monesti uuden paketin ilmestymisen aikoihin aika vaan on tupannut olemaan kortilla ja sitä kuuluisaa ”killeri”-ominaisuutta, jota olisi aivan pakko hehkuttaa muillekin Power BI -käyttäjille, ei ole vielä putkahtanut. Mutta sitten koittikin helmikuu ja tuoreimmasta paketista löytyikin jotain, mitä varsin moni on toivonut Power BI -foorumilla ja onpahan tuo ollut omankin toivelistan kärkisijoilla jo pidempään. Mikään ei ole sen ärsyttävempää kuin koittaa saada kaikkia tarvittavia osittajia (slicer) mahtumaan jokaiselle sivulle ja nimenomaan jokaiselle sivulle erikseen. Monesti sivu on ollut jo puoliksi täyttä osittajista ennen ensimmäistäkään varsinaista visualisointia. Mutta nytpä tuli tähänkin ongelmaan ratkaisu. Helmikuun paketissa oli toki monta hienoa uutta ominaisuutta, mutta jos yksi pitää valita, niin ehdoton suosikki on ”sync slicer”. Keskitytäänpä tällä kertaa siis tähän uuteen ominaisuuteen ja mennäänpä esimerkin myötä hieman pintaa syvemmällekin. Eli, synkronoitua ositusta, olkaa hyvät!

Osittajan sijaan suodatin (filter) on varmaan tutumpi termi, mutta käytetään kuitenkin tekstissä sitä virallista termiä. Power BI -maailmassa suodattimella viitataan raportti-, sivu- ja elenttitasojen kiinteisiin suodattimiin. Kyseessä siis kaksi eri asiaa ja ehkäpä heti alkuun on hyvä pitää kiinni oikeasta terminologiasta vaikka se valitettavasti hieman saattaa erotakin totutusta.

Power BI -raportit koostuvat yleensä useista sivuista. Tyypillisesti jokaisella sivulla on useita osittajia. Osittaja on siis eräänlainen käyttäjälle näkyvä filtteri, jonka valintojen mukaan raportin eri visualisoinnit muuttuvat. Tyypillisiä osittajia ovat esimerkiksi aikaan liittyvät kuten vuosi ja kuukausi, tapahtumapaikkoihin ja organisaatioon liittyvät ja ehkäpä jopa henkilötason osittajat. Raportin eri sivuilla tarkastellaan yleensä samoja asioita vain useasta eri näkökulmasta. Tästä seuraa siis, että samoja osittajia toistetaan jokaisella sivulla ja jos esimerkiksi haluataan tarkastella vain kuluvan vuoden tilastoja, jokaisella sivulla on valittava aikadimensio erikseen. Tähän ongelmaan synkronoitu osittajan tuo ratkaisun. Kaikille sivuille yhteiset osittajat voidaan lisäillä esimerkiksi etusivulle. Etusivun osittajille on mahdollista määritellä mille kaikille sivuille valinnat vaikuttavat. Enää ei ole siis tarpeen toistaa esimerkiksi vuosivalintaa tai vaikkapa status-valintaa jokaisella sivulla vaan etusivun suodatukset vaikuttavat automaattisesti kaikille sivuille. Toki jatkossakin haluttujen sivujen osittajat voivat toimia täysin itsenäisesti.

Synkronoitu osittaja on vielä tällä hetkellä esiversiovaiheessa. Mikäli toimintoa haluaa käyttää, se pitää käydä aktivoimassa erikseen asetuksista (File menu > Options and settings > Options > Preview features > My organization custom visuals). Kun täppä on käyty valitsemassa, Power BI vaatii uudelleen käynnistyksen.

Seuraavana vaiheena onkin sitten keksiä, mistä niitä synkronointiasetuksia pääsee tekemään. Ensimmäinen ajatus itsellä ominaisuuteen tutustuessa oli, että eiköhän osittajan asetuksiin ole tullut uusi kohta, vaan ei ollut tullut. Microsoft on päättänyt viedä asian hieman pidemmälle ja synkronointiasetuksia säädetään ihan erillisen oikean reunan paneelinsa kautta. Paneelin saa näkyviin valitsemalla View-valikosta kohdan Sync slicers.

status_sync

Kun valinta on tehty, pitäisi näkyä yllä olevan kaltainen ikkuna Power BI:n oikeassa reunassa. Mikäli yksikään osittaja ei ole aktiivisena, paneeli on toki tyhjä. Perehdytäänpä seuraavaksi esimerkin kautta miten synkronointiasetuksia säädellään. Yllä oleva kuva on demo-raportin etusivulta, johon on siis lisäilty kuvitteellinen kaikille sivuille yhteinen status-osittaja. Sync slicers -paneeli kertoo mikä sivu on aktiivinen ja näyttää sivulla olevan aktiivisen osittajan tiedot. Rastisarakkeita on kaksi. Ensimmäinen kertoo mille kaikille sivuille osittajassa tehdyt valinnat vaikuttavat ja toinen sarake näyttää millä kaikilla sivuilla kyseinen osittaja näytetään. Demon pohjana on raportti ajalta ennen helmikuun päivitystä, tästä syystä Status-osittaja löytyy kaikilta sivuilta. Minimissään synkronointiasetuksista riittäisi siis, että ensimmäinen rasti on vain etusivulla ja muilla sivuilla on vain jälkimmäinen rasti. Jo pelkästään tämä muutos keventäisi varsinaisia raporttisivuja statuslaatikon verran. Saattaa kuulostaa pieneltä jutulta, mutta kun mietitään, että saman tekisi muutamalle kategoria- ja paikkakuntalaatikolle, jotka tyypillisesti vievät enemmän tilaa, raporteille jäisikin jo huomattavasti enemmän tilaa. Eli säästetään tilaa sille mikä on se varsinainen juttu raportoinnissa!

Alla olevassa kuvassa näkyy, miten synkronointi toimii varsinaisilla raporttisivuilla. Tässä tapauksessa (kuten asetuksista nähtiin) status-osittaja näytetään myös alasivuilla. Kun etusivulla klikataan status suljetuksi, myös alasivuolla status-kenttä muuttuu suljetuksi ja luonnollisesti raportti itsessään toimii osittajan mukaisesti. Kaikki toimii siis synkronoidusti, sitähän tässä on jo pitkään kaipailtu!

Power BI - raportti

Siinäpä synkronoitu osittaja lyhyesti ja ensimmäisen kirjoituksen kunniaksi lyhyesti alkuun, mistä Power BI:ssä on kyse. Toivottavasti aiheesta jäi jotain käteen. Pistäpä seurantaan ja katsotaan josko maaliskuussakin ilmestyisi jokin uusi ”killeri”-ominaisuus. Ja jos heräsi mieleen jotain kysyttävää, niin kyselkää ihmeessä!

Power BI Desktop, kaikki uudet ominaisuudet 02/2018